Entropía, sistemas emergentes y organizaciones

Algunos conceptos e ideas se conforman para influir en el devenir de las cosas y en su comprensión de tal manera que en el momento en que se incorporan las piezas del puzzle empiezan a encajar (aunque no se posean todas ellas). Esa categoría de conceptos se halla presente en diversas áreas del conocimiento e impacta en el prisma que conforma la visión de las mismas para convertirse en una de las múltiples facetas.

Sobre la entropía

El concepto de entropía proviene originariamente de la termodinámica que es la rama de la física que estudia fenómenos en los que interviene el calor. Uno de los posibles enunciados de la Segunda Ley de la Termodinámica (enunciada por S. Carnot en 1824) involucra la entropía:

“La evolución espontánea de un sistema aislado se traduce siempre en un aumento de su entropía“

y la entropía puede entenderse de forma general como una magnitud que identifica la cantidad de desorden dentro de un sistema físico (si queremos ser más precisos: mide la cantidad de energía de un sistema físico que no puede utilizarse para realizar trabajo mecánico) . Por lo tanto, la segunda ley de la termodinámica dice que los sistemas aislados tienden al desorden. Desde este punto de vista, la existencia de vida puede considerarse como una singularidad en la entropía (un evento de entropía decreciente) y como resultado de un sistema emergente (para saber más leer a Steven Berlin Johnson).

Basándose en el concepto procedente de la termodinámica y la mecánica estadística, Claude Shannon introdujo la entropía en la teoria de la comunicación o de la información que había desarrollado en 1948. El concepto adquiere entonces el significado de número que mide la incertidumbre de un mensaje. Por lo tanto, la entropía es nula cuando la certeza es absoluta.

Sobre sistemas emergentes

Los sistemas emergentes son sistemas complejos de adaptación que despliegan comportamientos emergentes (de macroconducta observable). En estos sistemas, los agentes que residen en una escala comienzan a producir comportamientos que yacen en una escala superior a la suya: las hormigas crean colonias, los habitantes de una ciudad crean barrios, un software de reconocimiento de patrón simple aprende a recomendar libros, las células se unen formando organismos. La evolución de reglas simples a complejas es lo que llamamos “emergencia”.

En las organizaciones…

Cuando añadimos información a un objeto físico lo que estamos haciendo es ordenar de una forma determinada los elementos que componen el sistema de ese objeto. Por ejemplo, consideremos un producto de nuestra fábrica. Para este objeto recopilamos las características físicas del mismo (material, forma, tamaño, color,…) y las características propias de su diseño y fabricación (documentación, versionado, iteración, autor, workflow,…), es decir, estamos ordenando el objeto a través de su información tecnológica. Cualquier cambio aleatorio en las mismas provoca una pérdida de orden, un aumento de la entropía.  La misma idea se puede aplicar a las informaciones de tipo conocimiento o de tipo logístico. Información sobre datos.

Una organización puede considerarse como un sistema en que la se genera información a partir de datos. Cuando la empresa alcanza un nivel crítico los niveles de datos e información del mismo han crecido de forma exponencial y tienden a la desorganización (pérdida de datos, lenta localización de los mismos, aumentos de los gastos en recursos, pérdida de capacidad de reacción frente a los cambios del mercado).

Por lo tanto, nos encontramos en la situación anterior. Como todos los sistemas, se presenta una tendencia al aumento de la entropía. Por lo tanto, es necesario mecanismos para reducir la entropía. Es cuando entra en juego, la gestión de la información a través de herramientas. Una forma de entender las herramientas de gestión de la informactión es como agentes cuyo objetivo es frenar o disminuir la entropía inhenrente a las organizaciones. Con lo que se añade energía al sistema para corregir el desorden. Es una forma casi poética de ver las cosas.

Sin embargo, lo que es cierto es que tener sistemas de información en una organización no se traduce necesariamente como una disminución de la entropía o una mejora en la eficiencia de la actuación de la organización. Dada su naturaleza como sistema complejo formado por una estructura jerarquizada, frecuentemente los posibles modelos de negocio eficientes o las experiencias enriquecedoras no emergen desde la base (tal y como comenta Laura), la comunicación no funciona o no es posible involucrar a la base con la visión, misión y cultura de la organización. Entonces, el sistema está condenado al fracaso y al no uso y en esa situación, provoca el efecto contrario al deseado.

Es posible que se necesite analizar si en nuevos modelos de negocio hay cabida para los sistemas emergentes. Si en algún momento, las fuerzas ascendentes y no descendentes sean las que apunten la dirección estratégica.

Y me pregunto, ¿es posible? ¿es deseable?